Bedrijven huren geregeld externe partners in voor werkzaamheden die het bedrijf niet zelf kan of wil uitvoeren. Dat hoeft geen problemen te geven. Zolang je ervoor zorgt dat je greep houdt op de kwaliteit van het geleverde werk. Zo niet, dan kan uitbesteding uitdraaien op een bron van ergernis. Of erger.
In deze column beschrijft Arjan Hendriksen een aantal missers bij uitbesteding en hoe je dergelijke pijnlijke voorvallen voorkomt. Hendriksen is manager risicobeheersing bij Interpolis.
Vak(on)bekwaamheid
Zomaar iemand inhuren, kan vervelend uitpakken. Een aannemer dacht met vakmensen te werken bij de bouw van een appartementencomplex. Al enkele maanden na de oplevering, bleek dat alles behalve zo te zijn. De zogenaamde vakmensen hadden koperen leidingen zonder beschermend omhulsel in het beton gestort. De koperen leidingen gingen snel corroderen en er ontstond lekkage in de vloeren. Niet alleen was de schade enorm, de appartementen werden ook onverkoopbaar om dat de leidingen gezien werden als een ’tikkende tijdbom’.
Gevaarlijke miskoop
Goede vakmensen gebruiken goede materialen. Helaas kan je daar niet altijd blind op vertrouwen. In een parkeergarage moesten isolerende plafondplaten aangebracht worden. Niet alleen koos de onderaannemer voor brandbaar isolatiemateriaal, ook liet hij – tegen de voorschriften in – de tegels vastlijmen in plaats van vastschroeven. Gelukkig brak er geen brand uit. Wel lieten diverse plafondplaten los en belandden op geparkeerde auto’s.
Haastige spoed
Een voorbeeld uit de olie- en gasindustrie . Een onderaannemer moest onderhoud plegen aan twee veiligheidskleppen. Dit moest om en om gebeuren. Als de ene klep dicht zat, kon hij de andere onderhouden en andersom. De onderaannemer had gehoord dat het systeem buiten werking was. Om tijd te winnen haalde hij beide veiligheidskleppen tegelijk weg voor onderhoud. Door het ontbreken van een veiligheidsklep, stroomde aardgas uit de installatie terug en kwam tot ontploffing.
Dit zijn slechts een paar voorbeelden. Als je zaken doet met anderen, kan er altijd iets mis gaan. Maar veel problemen zijn te voorkomen met een paar eenvoudige maatregelen.
Stem je inkoopbeleid af op de aard van de werkzaamheden
Begin met je inkoopbeleid eens tegen het licht te houden. Je maakt het jezelf hierbij makkelijker als de in te huren werkzaamheden indeelt in drie categorieën en hierop je selectieprocedures afstemt.
1 Eenvoudige werkzaamheden met weinig risico.
2 Gespecialiseerde werkzaamheden met een bescheiden risico.
3 Gespecialiseerde werkzaamheden met hoog risico.
Het spreekt voor zich dat je bij de werkzaamheden in de derde categorie meer zekerheden wilt hebben dan bij de eerste categorie.
Gebruik je netwerk
Ben je op zoek naar een nieuwe leverancier, informeer dan bij relaties, kennissen en vakgenoten naar hun ervaringen. Bel eventueel ook met de Kamer van Koophandel, je verzekeraar of je bank. Zoek – bijvoorbeeld via internet – uit wat de vakbekwaamheidseisen zijn voor de betreffende werkzaamheden en welke diploma’s of certificaten vereist zijn. Onderzoek of jouw beoogde leverancier lid is van de branchevereniging.
Kijk verder dan de prijs
Vraag altijd bij tenminste drie partijen een offerte op. Kijk dan niet alleen naar de prijs maar naar het totaalplaatje. Wordt er goed meegedacht, is alles goed gespecificeerd, zijn er (kwaliteits)garanties?
Maak heldere afspraken
Bespreek vooraf aan welke eisen de werkzaamheden en degenen die ze gaan uitvoeren minimaal moeten voldoen. Leg afspraken over kwaliteit, garanties en aansprakelijkheid vast in een service level agreement (SLA).
Houd toezicht
Controleer ‘aan de poort’ of de juiste mensen zijn gestuurd en regel een goede werkvoorbereiding. Werk tijdelijke krachten goed in (zie hiervoor deze eerder column over dit onderwerp). Zie erop toe dat tijdelijke krachten en externe specialisten de veiligheidsprocedures kennen en weten wat hen te doen staat bij calamiteiten. Wees extra alert bij risicovolle werkzaamheden als graven, werken op hoogte, werken in besloten ruimten en brandgevaarlijke werkzaamheden. Zorg na afloop van het werk voor een nacontrole.
Kortom, vertrouwen is goed maar heldere afspraken en scherpe controle zijn beter. Zo voorkom je schade aan je bedrijf, persoonlijke ongevallen en deuken in je reputatie.
Arjan Hendriksen is manager risicobeheersing van Interpolis. In een reeks bijdragen laat hij bedrijven zien hoe ze doordacht kunnen omgaan met risico’s. Interpolis is partnerexpert van Z24.
Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl